Toda organización debe incorporar en sus procesos administrativos actividades de control y monitoreo, tanto en sus procedimientos, actividades, salvaguarda y funcionamiento de activos como en la información que genera. 

La complejidad de la administración de un condominio depende por lo general de la cantidad de unidades habitacionales e instalaciones que contenga, sin embargo un marco de control interno que cumpla con los controles necesarios puede ser implementado en cualquier organización independientemente de su magnitud.

Las actividades de auditoría y monitoreo deben ser implementadas identificando las áreas de la organización que son más susceptibles al riesgo y precisando la avenencia de la organización a ese riesgo.

Una auditoria periódica en conjunto con un monitoreo constante son las principales prácticas para identificar anomalías en los procesos administrativos y técnicos.

Las principales materias que deben ser periódicamente revisadas y monitoreadas pueden ser clasificadas en cuatro: la financiera, contable, legal y operativa, sin embargo, debido a las condiciones particulares, tal como su constitución o por el tipo del bien inmueble, estas tareas puede contar con materias que requieran una diciplina más especializada para valorar el riesgo y sus consecuencias, describo a continuación las cuatro materias arriba señaladas:

Financiera: El auditor debe identificar si los activos de la entidad se encuentran salvaguardados y asegurados en instrumentos que permitan obtener un rendimiento óptimo dentro de los rangos legales permitidos, no limitándonos exclusivamente a los recursos monetarios, sino también la evaluación debe ser realizada sobre los principales activos de la organización.

Contables: El auditor debe revisar los estados financieros de la organización y determinar si esta información refleja razonablemente la realidad económica del condominio, que los reportes están libres de errores materiales, sea por errores involuntarios o por fraude intencional, y cumplen con las normas contables.

La información financiera de un condominio y su asociación civil por lo general está compuesta por Estado de Flujo de Efectivo, Estado de Situación Financiera y Estado de Actividades, sin embargo, por su relevancia en general es necesario considerar la revisión de otros reportes, tales como la morosidad de las cuotas, que suelen ser muy sensible para la convivencia vecinal.

Si bien por su naturaleza una asociación civil es exenta del pago de impuestos, pueden existir ingresos que sean sujetos a esta obligación, por lo que la revisión de estas obligaciones debe ser llevadas a cabo de manera mensual.

Legal: La materia más impredecible y que debe ser siempre revisada es la materia jurídica, cada condominio cuenta con condiciones particulares que deben ser atendidas, desde asuntos por la construcción del edificio, aspectos con la alcaldía, municipio, sistemas de agua, fiscales, patronales entre otros, morosidad de las cuotas de mantenimiento y en múltiples ocasiones, hasta asuntos de carácter penal.

Una completa revisión de los aspectos legales del condominio debe observar además de los asuntos presentes e inminentes, los riesgos latentes que pueden derivar en un problema mayor y por consecuencia terminar en los tribunales, mayor predicción debe significar mayor prevención y preparación.

Técnica operativa:  La adecuada operativa de los equipos en una unidad condominal es lo que más sensibiliza a sus usuarios sobre la correcta o no administración de sus recursos físicos y económicos. 

Es importante revisar el funcionamiento de los equipos y el debido cumplimiento de lo establecido en las bitácoras de mantenimiento, tales como plantas de luz, bombas de agua, sistemas de incendios, cárcamos, instalaciones de gas en áreas comunes, foto celdas, equipos de calentamiento de agua, equipos en amenidades, así como la revisión a obras civiles, incluyendo humedades y pintura de las áreas comunes, asunto que requiere la experiencia de un Director Responsable de Obra (DRO). 

Por lo general el trabajo del comité de vigilancia de un condominio es muy demandante y no siempre los responsables de vigilar la operación de la administración, incluyendo la propia administración del condominio, cuentan con los conocimientos y medios adecuados para llevar a cabo las revisiones físicas a los equipo e infraestructura del condominio y dictaminar si lo que se tiene en funcionamiento es el equipo óptimo técnica y financieramente, o si debiera adquirirse equipo adicional para lograr estas metas.

El trabajo de auditoría y monitoreo debe ser un esfuerzo multidisciplinario y su efectiva implementación requiere la participación del conjunto de los integrantes del condominio: asociación civil, comité de vigilancia, administración y la anuencia de la mayoría de todos los copropietarios.